Türkiye’de Bilişim Etkinliği Düzenlemek

Geçen yıl internet ve mobil ekosistem için faydalı bir şeyler yapmak için harekete geçtik. Öncelikle ne yapacağımıza karar vermek gerekiyordu. Yazılım yarışması yapmayı düşündük fakat bu konuda yeterli katılım olmayacağına karar verdik. Teknolojilerin yavaş yavaş mobil ve web’e doğru yönelmesi bizi bu kararı almaya itti. Daha sonrasında mobil uygulama yarışması yapmanın faydalı olacağını düşündük. Bu alanda öncesinde yapılmış geniş ve ciddi bir organizasyon yoktu. Yapılan uygulama yarışmaları genellikle firmaların ARGE süreçlerini hızlandıracak sektörel yarışmalardı. Yarışmaya karar verdikten sonra sıra ödülleri seçmeye gelmişti. Benzeri organizasyonlarda hep para ödülü vardı, hem onlardan ayrılmak hem de gerçekten kazanan kişiye faydası olacak ödüller vermek için uzun uzun düşündük.. En sonunda Silikon Vadisi’ne göndermenin güzel olacağına karar verdik, sonrasında ise uygulamanın tanıtımı için reklam paketleri ekledik ve ihtiyaç halinde ofis imkanı sağlayacak çeşitli ödüller ayarladık.

Yarışmanın ilk yılında gerçekten hem eleman sıkıntısı çekiyorduk, hem de onlarca farklı iş ve ayrıntı ile uğraşmak durumunda kalıyorduk. Tabi tecrübesiz olmamız bazı işlerin daha uzun sürmesine neden oluyordu. Bu yıl hem ekip olarak genişledik, hem de daha tecrübe kazandık. Ama bu yıl yarışmanın sonuna bir de “Mobil Etkinlik” ekleyerek olayı yine zorlaştırdık 🙂

Türkiye’de bilişim etkinliği düzenlemek oldukça zor ve meşakkatli bir iş. Bu nedenle bir çok etkinlik başlıyor ve uzun süre devam etmeden sona eriyor. indir.com dolayısı ile bu tarz etkinliklerin çoğuna “Tanıtım Sponsoru” olarak destek vermeye çalışıyor. Süreçleri hem kendi yaptığımız etkinliklerden, hem de bu tarz destek olduğumuz etkinliklerden gözlemleyebiliyoruz.

Etkinlik düzenlerken yaşananları kısa kısa yazmaya çalışacağım.

Etkinlik ücretli mi olacak? Ücretsiz mi?

Etkinliği ücretsiz yaptığınız zaman kaç kişinin katılacağını bilmek oldukça zor oluyor. Ücretli yaptığınız zaman ise katılan kişi sayısı az oluyor. Biz ücretsiz yapmayı tercih ettik. Fakat yurtdışında oldukça yaratıcı çözümler geliştirilmiş bununla alakalı olarak. Örneğin etkinlik için 20TL gibi bir ücret alınıyor, daha sonra katılımcı etkinliğe katıldığı zaman etkinliğin sonunda bu ücret iade ediliyor. Böylelikle gelmeyenler bir nevi bağış yapmış oluyor. Etkinlik ücretli olacaksa ücretin belirlenmesi ise ayrı bir sorun teşkil ediyor.

Etkinlik nerede olmalı?

Bu sorunun cevabını vermeden önce etkinlik için kaç kişiyi hedefliyorsunuz, bunun cevabını bulmanız gerekiyor. Sayıya göre alternatifler azalacaktır. Bunlar arasından ulaşımın en kolay olduğu yeri seçmek önemli. Özellikle İstanbul gibi bir yerde bu kriterin bulunduğu çok fazla mekân bulunmuyor. Biz Bahçeşehir Üniversitesi’ni seçtik, vapur, metrobüs, metro ve tramvay gibi neredeyse tüm ulaşım araçları ile kolay bir şekilde ulaşılabildiği için.

Etkinlik ne zaman olmalı?

Etkinliğe katılımın yoğun olmasını istiyorsanız katılmasını hedeflediğiniz kişilerin durumunu az çok tahmin etmeniz ve bu konu hakkında araştırma yapmanız gerekiyor. Örneğin biz yazılımcı ve öğrencileri hedefliyoruz genel olarak. Bu nedenle hafta içi etkinlik yapamıyoruz. Final tarihlerini de düşünerek Haziran’a etkinliği bırakmamız gerekiyor. 23 Mayıs 2015 cumartesi gününü bu nedenle seçtik. Bu şekilde tarih seçmenin bir dezavantajı ise, muhtemelen bu tarihlerde başka etkinliklerinde düzenlenecek olması. Her yıl düzenlenen büyük etkinliklerle çakışmamasına özen göstermek gerekiyor. Örneğin biz Android Geliştirici Günleri ile çakışmaması için onlarla görüşüp tarihi öğrendik.

Etkinliğin süresi ne olmalı?

Genellikle etkinlikler çok uzun sürüyor, eğer etkinliğin içeriğini dolduramazsanız bu katılımcıların sıkılmasına ve ayrılmasına neden olabiliyor. Bu nedenle etkinlik mümkün olduğunca kısa olmalı. Fakat içerik gerçekten doyurucu olacaksa bunun kısa olması da hayal kırıklığına neden olacaktır. Optimum bir süreyi bulabilmek önemli.

Nasıl tanıtım yapacaksınız?

Genellikle işin bu kısmı es geçiliyor, iyi bir etkinlik kendi tanıtımını yapar gözüyle bakılıyor. Fakat önemli olan gerçekten doğru kişilerin katıldığı bir etkinlik düzenlemek. Aksi takdirde içerikle katılımcı uyuşmayacağı için katılanlar memnun ayrılmayacaktır. Tanıtım için iyi bir plan yapmak gerekiyor. Hedeflediğiniz kişilerin girdiği web siteleri, bloglar, siteler ve diğer mecralar iyi analiz edilmeli. Biz tanıtımlarımız için tüm üniversitelerin ilgili bölümlerine afiş gönderiyoruz, teknoloji ile ilgili blog yazan kişilere ulaşıp konu hakkında bilgilendirme yapıyoruz ve sitelerde haber olması için uğraş veriyoruz. Bunu yapmak oldukça zor. Yeri gelmişken söylemek isterim, şayet bir site açıyorsanız mümkün olduğunca size kolay ulaşılabilir olmasına özen gösterin. Eposta bilgisini bir çok sitede bulamıyoruz, iletişim formları ise çalışmıyor. İnternet dışında gazete, dergi ve diğer basılı mecralar ile iletişim kurmak ise bambaşka bir iş. Bunun için uzman birinden destek almanız faydalı olacaktır. Fakat alamıyorsanız ulaşmak istediğiniz kişileri belirleyip bunlara nasıl ulaşabileceğinizi araştırmak faydalı olacaktır.

Konuşmacılar

Konuşmacı seçerken konunuz ile alakalı uzman kişileri seçmeye özen göstermelisiniz. Mümkünse davet edeceğiniz kişinin daha önceki konuşmalarını internetten bulup izlemeniz faydalı olacaktır. Çağıracağınız her uzman kişi konuşma konusunda başarılı olmayabilir. Konuşmacıları davet ederken, her konuda net olmalısınız. Şehir dışı veya yurtdışından çağırıyorsanız yol ve otel ücretlerini karşılayacak mısınız? Konuşmacıdan istemiş olduğunuz özel konular var mı? Ayıracağınız süre nedir? Şayet panel tarzı bir etkinlik olacaksa onunla birlikte kimler yer alacak ve paneli kim yönetecek?

Diğer detaylar neler?

– Afişler: Etkinliği tanıtacağınız afişlerde her şey net olmalı ve doğru yerlere ulaştırmalısınız.

– El bültenleri: Etkinliğin reklamını başka etkinliklerde yapmak için ideal bir çözüm sunar.

– Listeler: Yapacağınız her iş için, ulaşacağınız herkes için listeler oluşturmalı ve bunları sonraki etkinlikler için saklamalısınız. Liste yaptığınız takdirde daha az noktayı atlarsınız.

– Kroki: Etkinlik yapılacak yerin krokisini, Google Map koordinatlarını mutlaka duyurularınızda bulundurmalısınız ve mobilden gireceklerde düşünülerek hareket edilmeli.

– Sunumlar: Etkinlik sonunda mümkünse sunumları sosyal mecralarınızdan ve internet sitenizden paylaşmanız faydalı olacaktır.

Etkinlik düzenleme çılgınlığı yapan insanlara iyi davranın, destek olun. Onlar bu işi sektörün gelişmesi için yapıyorlar.

Etkinlik düzenleyenlere buradan ben de teşekkür ediyorum, elimden gelen desteği vermek içinde çaba sarf edeceğim.

Not: Bu yazı StartUp Dergisi Ağustos 2015 sayısında yayınlanmıştır.